Практические занятия

Цель и задачи курса.
Знакомство с аудиторией.
Вводный блок. Особенности организации деловых мероприятий.
Какие бизнес-задачи может решать мероприятие? В каких случаях мероприятие уместно? Event marketing и маркетинг без ивента.
Клиент, заказчик, гость, посетитель, зритель, участник, вендор, дилер... Основное отличие заказчиков и аудитории деловых мероприятий.
Основные критерии организации успешных деловых мероприятий. Что такое «успешное мероприятие»? В чём отличие от понятия «успешно проведённое мероприятие»?
Типы деловых мероприятий. Различные классификации event’ов.
Деловые мероприятия и протокольные мероприятия – сходства и различия.
Деловые мероприятия и MICE – синонимы или смежные понятия?
Основная терминология.
Обзор основных игроков российского рынка организаторов деловых мероприятий.

Разделение на рабочие группы.
Тренинг «Три вопроса».
Карточки: что относим к деловым мероприятиям?

Блок 1. Три степени защиты. Документация по проекту.
Две беды – менеджмент и логистика.
Три составляющих организации делового мероприятия: услуги, сервис, управление.
Что необходимо, чтобы стать профессионалом на рынке? Уникальный продукт vs качественный клиентский сервис.
Из чего состоит процесс организации делового мероприятия? Приоритет логистики над креативом (креатив универсален, логистика – уникальна для каждого мероприятия).
Учимся читать бриф. Читать и понимать, слушать и слышать. Брифинг и дебрифинг.
Тендерная процедура. Тендерная документация. Пять анти-правил, позволяющих проиграть тендер в первом туре.
Основные документы, регламентирующие отношения с заказчиком. Что необходимо выносить в приложения, чтобы упростить процедуру согласования договора?
Основные составляющие делового мероприятия и их отражение в шаблоне сметы.
График подготовки проекта и формы его графического выражения.

Практическое задание:
Рассмотрение и разбор различных типов тендерных процедур и документов, регламентирующих подготовительный и начальный этапы работы по проекту.
Домашнее задание:
Учимся понимать бриф. Изучение полученного брифа, составление вопросов для добрифовки.

Блок 2. Логистика мероприятия.
Организация перелёта участников мероприятия. Из чего складывается цена на самолёт. Классы обслуживания и классы бронирования. Отличия индивидуального и группового бронирования.
Как делать запросы в авиакомпании. Чартеры и регулярные рейсы. Аренда борта под группу. «Отстой» и «возврат».
Работа с участниками/гостями мероприятия в аэропорту. Прохождение таможни, личного досмотра, паспортного контроля. Работа с группой участников на борту.
Трансфер или трансферт? Классы трансферов. Из чего складывается цена на трансфер. Работа с участниками мероприятия в автобусе.
Особенности железнодорожных перевозок. Классы поездов и размещения. Скоростные поезда как альтернатива самолёту.
Грузовая логистика. Что везём, а что производим? Особенности перевозки различных грузов.
Оптимизация расходов заказчика путём выстраивания оптимальной логистики.

Разбор домашнего задания. Проведение дебрифинга.
Практическое задание:

1. Подбор вариантов перелёта/трансфера для различных типов участников мероприятия и групп.
2. Подбор отелей для размещения различных типов гостей мероприятия и групп.
3. Решение различных ситуаций, возникающих с группой в отеле (стандартных и форс-мажорных): овербукинг, гость заперся на балконе, вскрыт сейф гостя, сломался замок гардеробной и т.д.

Домашнее задание:
Проработка вопросов по брифу, связанных с перелётом/трансфером и размещением. Составление краткой презентации предложения по логистике.

Блок 3. Размещение гостей и участников мероприятия.
Особенности организации проживания при различных типах деловых мероприятий.
Из чего складывается цена на размещение? Отличия группового и частного бронирования. Типология отелей под различные задачи мероприятия. Звёзды, рейтинги, типы организации питания, концепции.
Типы номеров. Типы размещения.
Организация регистрации в отеле и расселения по номерам. Организация работы help desk.
Организация check out. Ранний заезд и поздний выезд.
Отель и логистические проблемы.
Специальные требования к отелю (возможность брендинга, возможность организации корпоративной стойки регистрации и т.д.). Требования службы безопасности.
Логистика человеко-потоков. Навигация, информационные стенды, работа персонала.

Блок 4. Организация питания.
Типы сервировки. Типы рассадки. Типы обслуживания.
Типы завтраков.
Организация кофе-брейка.
Ланч, бранч, обед, снэк-бар, ужин.
Когда уместны ланч-боксы?
Что нужно знать о любой площадке для организации питания.

Организация деловой части мероприятия в зависимости от типа, тематики и аудитории мероприятия.
Блок 5. Организация конференций.
Различные типы конференций. Особенности организации цикловой конференции. Особенности организации партнёрских конференций. Особенности организации отраслевых конференций.
Дифференциация понятий «конференция», «семинар», «съезд».
Подбор площадок для проведения конференций. Требования к залу. Необычные места проведения конференции.
Конференц-пакет. Типы рассадки под различные задачи. Техническое обеспечение конференции.
Персонал, работающий на конференции. Модерация и фасилитация. Работа с аудиторией.
Брендинг и ко-брендинг.

Проверка домашнего задания. Завершение диалога о логистике.
Практическое задание:
Оцениваем учебный класс Школы как площадку для организации конференции, семинара, презентации, выставки.
Домашнее задание:
Доработка презентации предложения с учётом информации, полученной на занятии.

Блок 6. Организация презентации.
Различные типы презентаций. Зависимость нюансов организации презентации в зависимости от презентуемого продукта (услуги) и аудитории мероприятия.
Необходимые элементы презентации. Часто допускаемые организаторами ошибки в позиционировании брендов.
Креативные решения в организации презентаций.
Тест-драйв как частный случай презентации. Логистическая и идеологическая специфика в организации тест-драйва.

Блок 7. Организация семинаров.
Площадки для проведения семинаров. Варианты рассадки. Техническое обеспечение и питание.
Особенности организации платных семинаров.
Персонал, работающий на семинаре.

Блок 8. Организация выставок.
Различные типы выставок. Корпоративные против отраслевых. Кто занимается организацией выставок? Несколько слов о специфике выставочного бизнеса.
Организация участия корпоративного заказчика в выставке. Особенности логистики и концепции. Правила и ограничения при застройке стенда. Техническое обеспечение стенда, или несколько слов о кофеварках.
Организация участия представителей корпоративного заказчика в выставке. Привилегированные статусы посетителей.  

Блок 9.
Идеология мероприятия, связывающая воедино бизнес-составляющую мероприятия и развлекательную программу. Связь концепции и места проведения мероприятия. Связь концепции и бизнес-задач заказчика.
Сценарий и режиссура делового мероприятия. Сквозная идея, тематика и эстетика. Работа с метафорой. Элементы воплощения. Открытие и закрытие мероприятия.
Примеры успешных кейсов.
Элементы воплощения концепции – от трансфера до гала-ужина. Примеры успешных кейсов.
Инфотейменты.
Организация «гала-ужина» как составной части делового мероприятия. Обед, ужин, приём, суаре. Нюансы организации в зависимости от бизнес-задач и состава участников/гостей мероприятия.
Организация программы на гала-ужине. Техническое обеспечение. Организация выступления артистов. Райдер (с примерами самых простых и самых сложных райдеров).

Проверка домашнего задания.
Практическое задание:
Игра в карточки: подбираем подходящий под разную аудиторию и разные бизнес-задачи тип активности.
Придумываем инфотейменты.
Домашнее задание:
Разработать сквозную идею мероприятия. Дополнить предложение идеями инфотейментов, гала-ужина и активной программы в свободное время, работающих на реализацию сквозной идеи мероприятия.

Блок 10. Организация активностей для гостей/участников мероприятия вне деловой программы.
Свободное время – нужно ли оно?
Организация экскурсионной программы. Групповые и индивидуальные экскурсии. Из чего складывается стоимость экскурсии. Экскурсия и сверхидея мероприятия. Может ли экскурсия послужить бизнес-целям? Интерактивные экскурсии и обучающие экскурсии.
Организация посещения культурного или спортивного события.
Team actions, team spirit, teambuilding. Различные типы командообразующих активностей  («классический» тимбилдинг, агротимбилдинг, приключенческий тимбилдинг, спортивный тимбилдинг, военный тимбилдинг, творческий тимбилдинг, квесты). Разбор каждого типа с конкретными примерами. Практика и критика «верёвочного курса».
Авторские программы командообразующих активностей. Кейсы из портфолио российских и зарубежных разработчиков.
Организация «вечера интеллектуальных развлечений».
Организация спортивных активностей.
Организация флешмоба.

Блок 11. Работа с участниками/гостями мероприятия.
Обеспечение комфорта и безопасности.
Способы информирования участника о регламенте и задачах мероприятия.
Способы управления участниками. Интеллектуальный навигатор на конференции.
Различные статусы гостей/участников.
Принципы работы с VIP гостями.
Консъерж-сервис.

Блок 12. Работа с прессой и посетителями/аудиторией.
На какие мероприятия идут журналисты? Создание инфоповода. Селебрити – зло или необходимость?
Пресс-рум – лицо мероприятия. Основы организации комфортной обстановки работы журналистов.
Критерии отбора журналистов. Согласование списков людей и оборудования.
Когда необходимо привлечение аудитории на мероприятия? Что интересно аудитории?
Вирусная реклама как способ привлечения на мероприятие и вирусная реклама как мероприятие.
Комфортность и контроль: основа работы с аудиторией/посетителями. Система учёта. Зритель как источник распространения информации.
Разграничение зон контроля между PR агентством и агентством по организации деловых мероприятий.

Блок 13. Управление проектом.
Основы проектного менеджмента.
Стандарты качества проекта. Жизненный цикл проекта. Компетенции менеджера проекта.
Логистика документооборота внутри компании: CRM система, планировщик задач.
Рабочая группа проекта. Распределение зон ответственности. Технические вопросы, связанные с рабочей группой проекта (трансфер, проживание, связь, интернет и т.д.).
Бизнес-планирование проекта. Рентабельность проекта.

Проверка домашнего задания.
Практическое задание:
Деловая игра. Собираем рабочую группу проекта.

Блок 14. Как измерить результат? Критерии оценки качества мероприятий.
Критерии оценки. Система внешних и внутренних KPI.
Качественная и стратегическая оценка.
3D оценка мероприятия.
Когда проводить опрос участников? Примеры оценочных анкет.
Является ли организация мероприятия эффективным инструментом решения бизнес-задач?

Завершающее занятие

Защита презентаций предложений по исходному брифу перед экспертным жюри.
Проверочный quiz.
Анализ работы участников на протяжении курса.